小型零售店舖（例如傳統餅家、時裝網店等）開始用通訊程式接觸客人並完成下單時，最常見的問題不是沒有訂單，而是訂單資料太分散。當同一位客人先在 IG 問價、再到 WhatsApp 落單、最後在 Facebook DM 改款改數量，常見結果是：訂單很容易重複、版本混亂、出現錯單、漏單。最終結果不是「沒有訂單」，而是「訂單被重複了幾次」。

案例挑戰

行業：傳統餅家（節慶禮盒、散裝糕點等產品）

規模：11 人團隊（包括老闆 1 人、8 名餅店師傅及 2 名打雜）

主要挑戰：多渠道查詢及下單；改單缺乏跟進

目標：整合多渠道訂單記錄、建立清晰訂單版本、降低重複及錯單

我們的方案

在與團隊梳理流程後，我們發現最大風險點不在「下單」，而在「改單」：客人改口味、改數量、改自取日期，通常只會在通訊軟件中留一句「幫我改一下」，而店員當下忙於接客與包裝，未必能即時把顧客要求記錄；到了後場開始製作時，大家只能靠通訊紀錄尋找訂單，導致同一張單出現兩個版本、重複製作、或做錯內容。

我們為老闆建立一個簡易但可持續運作的訂單資料表，並把流程做成三個固定動作：

一、把所有訂單（IG / WhatsApp / Facebook DM）用固定欄位收進同一張表，並為每張訂單建立「訂單編號」與「版本」欄位，確保每張單只有一個可被追蹤的主記錄。

二、把「改單」獨立成一個可追蹤動作：任何改單必須以固定格式提交（例如：訂單編號＋改動內容＋改動時間），由營運易代為更新主表並保留改動紀錄，避免改動只留在聊天記錄、或被新訊息洗走。

三、每日早上輸出兩份清單給老闆：一份是「今日自取清單」，另一份是「待處理清單」（待確認資料、待確認改單、疑似重複/版本衝突），讓老闆可以用清單管理，而不是靠逐個翻通訊紀錄對版本。

方案成效

合作兩個月後，團隊最明顯的改變包括：

• 每張訂單都有唯一編號與最新版本，前線與後場不再依賴翻對話找「最後一句」。

• 改單不再以訊息零散存在，而是有紀錄、有時間點、可追溯，降低版本衝突與重複製作。

• 老闆每日能清楚掌握自取安排與待處理事項，把時間放回出品與營運，而不是在高峰時段補洞與救火。

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