補習中心的申請表單不只是「收資料」，而是直接影響分班、排班與開課節奏。家長一旦填漏或填錯，前線老師與管理層就會被迫花大量時間追資料，流程亦會卡在少數問題表單上。最終不是「沒有客人」，而是「客人被表單擋在門外」。

案例挑戰

行業：小型補習中心（小學生補習、英語會話等課程）

規模：3家分店，41人團隊（2 位合夥人、35 位補習老師及 4 位清潔工）

主要挑戰：申請資料不齊全；家長反覆查詢開課時間（暑假前後特別明顯）

目標：重新設計表單、加快表單處理速度、降低申請至開課等待時間

我們的方案

在與團隊梳理流程後，我們發現問題最容易卡在「資料追補」：家長常常草草填寫表單，遺漏關鍵欄位（例如可上課時間、聯絡方式、學生程度等）；而補習社需要依賴這些資料安排相應資源，合夥人便需要花大量時間向家長解釋表單用途並索取正確資料。當合夥人忙碌時，追資料工作亦會落到老師身上，導致申請至開課等待時間被拉長，旺季時尤其嚴重。

我們為公司建立一個簡易但可持續運作的申請資料表，並把流程做成三個固定動作：

一、建立電子申請表與資料表並設定缺漏規則，確保申請資料一入表就能被檢查、被標記、被追蹤，減少無謂的來回索取。

二、提供折扣優惠鼓勵家長使用電子申請表；若家長期望使用文本申請表，營運易代為把資料收進同一個資料表，確保所有申請標準化。

三、每週為兩位合夥人預備「可開課列表」：哪些申請已資料齊全、哪些仍待補資料、哪些可優先安排，讓合夥人可以用清單管理，而不是靠逐一翻表單與逐個追問。

方案成效

合作兩個月後，團隊最明顯的改變包括：

• 申請資料能被一致地收集與檢查，缺漏項目可見且可追蹤，不再靠人手逐份發現問題。

• 合夥人每週固定拿到「可開課列表」，開課與資源安排節奏更穩定。

• 與開課時間相關的重複查詢減少，前線老師能把時間放回教學與課堂安排，而不是反覆追資料。

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