小型服務性行業（例如清潔公司、美容店等）的成交，往往取決於「回覆速度」與「持續跟進」。當查詢散落在不同對話與不同員工手上，常見結果是：回覆延遲、報價後沒有後續、同一客戶被重複跟進或完全沒跟進。問題通常不是「沒有客人」，而是「客人被流程漏掉」。

案例挑戰

行業：小型清潔公司（冷氣清潔、家居清潔、廚房清潔等）

規模：8人團隊（包括老闆 1 人及前線清潔員 7 人）

主要挑戰：查詢分散；容易漏跟進（前線工作期間經常收到額外詢價與加項服務查詢）

目標：整合查詢記錄、提升回覆速度、降低漏跟進，並讓老闆每日掌握待辦與優先順序

我們的方案

在與團隊梳理流程後，我們發現查詢最容易流失在「前線工作期間」：清潔員工收到客戶追問（例如加清廚房、改期、再加一部冷氣），但當下無法即時完整記錄；等晚上回到存放工具的時間點，資訊已零散甚至遺忘，導致不少查詢最後無法推進。

我們為老闆建立一個簡易但可持續運作的管道表，並把流程做成三個固定動作：

一、把所有線上查詢（電郵、WhatsApp 等）用固定欄位收進同一張表，確保每個 lead 都有狀態、負責人、下一步與到期日。

二、前線清潔員工於工作期間，把新增查詢以固定格式提交（例如截圖/語音重點＋客戶名稱＋服務需求＋期望時間），由營運易代為入表並標準化，避免資訊只留在聊天記錄。

三、每日早上 9:00 輸出「今日待辦」給老闆：今天要回覆誰、要報價誰、要跟進哪幾單，讓老闆可以用清單管理，而不是靠逐個追問。

方案成效

合作兩個月後，團隊最明顯的改變包括：

• 查詢都有記錄與狀態，不再依賴前線員工記性。

• 老闆每天固定拿到待辦清單，跟進節奏更穩定。

• 報價與改期等常見事項的處理更一致，減少「覆漏／覆錯」的機會。

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